Facturación

Lo primero que tenemos que hacer para generar y enviar una factura electrónica es tener un certificado digital o usar el servicio que ofrecemos de firma delegada.

Para hacerlo tienes que ir al menú de la parte superior derecha Ajustes e importaciones – Facturación – Factura electrónica.

Allí podrás subir tu certificado digital o solicitar el servicio de firma delegada que ofrecemos.

¿Cómo introduzco los códigos de factura electrónica que me ha proporcionado el cliente?

Si tu cliente te pide factura electrónica te tendrá que facilitar un código que le identificia. En función de si es un cliente del sector público o un cliente del sector privado los códigos serán distintos y la manera de entrarlos en Gestfactura también.

En la ficha del cliente, en la pestaña Parámetros para factura electrónica podrás escoger si tu cliente es del sector público o del sector privado y en función de eso introducir los códigos correspondientes.

También podrás escoger la plataforma de envío a la que tienes que enviar al factura (FACe, FACeB2B… )

El campo Nombre bloque DIRe o Nombre bloque DIR3 es un campo interno de Gestfactura que no se añadirá a la factura y solo es para que tu identifiques los códigos introducidos. Puedes poner cualquier nombre que te sirva para recordarlo.

¿Cómo introduzco campos específicos en la factura?

A parte de los códigos del cliente que serán los mismos para todas las facturas de ese cliente, se puede dar el caso que te pidan que en cada factura especifiques alguna información concreta de cada factura (número de pedido vinculado a la factura, referencia del contrato…). Esto lo podrás indicar en la propia factura en la pestaña Campos para factura electrónica.

¿Cómo envío o descargo la factura electrónica?

Una vez tengas el certificado subido o aceptado el servicio de firma delegada y hayas informado los parámetros de facura electrónica del cliente y de la factura ya podrás generar y/o enviar facturas electrónicas. Lo puedes hacer o bien desde el listado de Facturas en el menú de tres puntitos que hay en la izquierda de cada factura o bien dentro de la factura también en el menú de puntitos que hay arriba a la derecha. En ambos casos tienes que seleccionar la opción Crear factura electrónica.

Si el método de pago de la factura es Transferencia podrás escoger también a qué Cuenta de Tesorería quieres cobrarla.

Si un gasto que ya has introducido a Gestfactura quieres convertirlo a gasto periódico porque será recurrente a partir de ahora puedes convertirlo fácilmente.

Para hacerlo solo tienes que clicar en el menú contextual del gasto (lo tienes en el listado de gastos o en la parte superior derecho del mismo cuando lo estás editando) y clicar en la opción Convertir a gasto periódico.

Se te abrirá una ventanita donde podrás escoger un nombre interno para el gasto periódico y las condiciones de periodicidad que va a tener. Con eso te generaremos un gasto periódico al mismo proveedor, con las mismas líneas y las mismas condiciones que el gasto original y te podrás olvidar de generarlo manualmente.

Si usas facturas periódicas y cada año creas series de facturación que identifican en qué ejercicio estás puedes actualizar la serie de todas tus facturas periódicas fácilmente.

Simplemente tienes que ir al listado de facturas periódicas, seleccionar con la casilla de selección que hay en la izquierda de cada fila las facturas periódicas que quieres actualizar, y luego, en los tres puntitos que hay a la derecha de la barra azul que aparece seleccionar la opción Modificar la serie.

Se abrirá una ventanita y podrás escoger qué serie quieres aplicar a partir de ahora a las facturas periódicas seleccionadas o incluso crear una nueva pulsando «+».

Si usas facturas periódicas y has cambiado tu dirección fiscal puedes actualizar la dirección de facturación para que las nuevas facturas que se emitan desde esas periódicas ya incorporen tu nueva dirección.

Para hacerlo solo tienes que ir al listado de facturas periódicas y en el menú que hay a la derecha del botón para Crear factura periódica escoger la opción Actualizar dirección de facturación.

Con las facturas electrónicas de Gestfactura podrás crear fácilmente las facturas a tus clientes que se hayan acogido a alguna ayuda del Kit Digital. Para ello hay que seguir estos pasos:

En este artículo te contamos cómo incluir automáticamente un título con una frase relativa al periodo que se está facturando en aquellas facturas generadas a partir de una factura periódica.

Si lo activas, Gestfactura añadirá automáticamente en la factura un título con la frase que tu escojas y las fechas relativas al periodo facturado. Las fechas las calculamos a partir de la fecha de la factura en función de si tus facturas son por avanzado o a mes vencido y de la periodicidad de la factura periódica.

Para activar esta funcionalidad tienes que seleccionar esta opción que aparece al crear o modificar la factura periódica:

Al seleccionarlo te aparecen estos nuevos campos:

Las opciones que se utilizan para el calculo automático son:

En Frase informativa tienes que escribir la frase que quieres que se complemente con las fechas que Gestfactura calculará automáticamente.

Factura impresión flyers del {day_start_date} {month_start_date} {year_start_date}

La factura que se generará automáticamente a partir de ella tendrá este título:

Y se verá así en el pdf de tu factura:

Para probarlo puedes usar la función de «Generar factura ahora» que hay en la parte superior derecha de la factura periódica. Esto te permitirá hacer pruebas para ver cómo quedará la frase escogida y luego eliminar las facturas de prueba. El formato que salga en estas pruebas será el mismo que se generará con las facturas generadas automáticamente.

Para todas aquellas facturas con forma de pago Transferencia puedes hacer que aparezca el número de cuenta al que quieres que tu cliente te pague.

Para hacerlo, primero tienes que ir al menú Tesorería – Cuentas de tesorería y al crearla seleccionar la opción «Mostrar en documentos de venta«.

Todas aquellas cuentas de tesorería que tengan esta opción marcada saldrán en el pdf de las facturas con forma de pago Transferencia.

Si tienes varias cuentas y quieres escoger a cuál quieres que te paguen en función de la factura o del cliente, cuando exportes la factura a pdf podrás escoger a qué cuenta quieres cobrar esa factura en concreto en la ventanita que te sale al escoger la opción de Exportar a pdf.

Si una vez hecha una factura ves que ese producto o servicio que has vendido se va a convertir en algo recurrente para el mismo cliente puedes convertir también esa factura a una factura periódica.

Para hacerlo solo tienes que clicar en el menú contextual de la factura (lo tienes en el listado de facturas o en la parte superior derecha de la misma cuando la estás editando) y clicar en la opción Convertir a factura periódica.

Se te abrirá una ventanita donde podrás escoger un nombre interno para la factura periódica y las condiciones de periodicidad que va a tener. Con eso te generaremos una factura periódica al mismo cliente, con las mismas líneas y las mismas condiciones de la factura original y te podrás olvidar de generarla manualmente.

Para poder conciliar tus movimientos bancarios con los cobros y pagos de tus facturas y gastos es muy fácil. Solo tienes que seguir estos tres sencillos pasos:

En el menú Facturación > Tesorería > Cuentas de tesorería puedes crear tus cuentas.

2. Escoger si quieres hacer una importación manual o automática.

Nosotros recomendamos empezar probando importación automática que se conecta con tu banco y saca la información de movimientos. Se puede importar movimientos de un banco, una tarjeta de crédito, una caja o una cuenta Paypal. Si escoges la importación manual tendrás que subir un fichero/texto siguiendo las instrucciones.

3. Una vez creada la cuenta nueva, puedes importar sus movimientos accediendo dentro de la cuenta de tesorería y siguiendo el proceso de importación de movimientos. Aquí se acaba este paso.

Hemos preparado un video-tour para que guiarte directamente en Gestfactura con este paso. Clica en el botón de abajo.

Te dejamos igualmente las instrucciones más detalladas en el articulo «Qué es un cobro y cómo lo añado en Gestfactura» en esta misma página
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Una vez tengamos los movimientos bancarios importados (paso 1) y los cobros y pagos generados (paso 2), solo nos queda vincularlos entre ellos para que quede cerrada la conciliación. Para hacerlo tienes que volver a la Cuenta de tesorería creada en el punto 1, seleccionar el movimiento bancario que quieres conciliar y escoger del listado de la derecha el cobro o pago correspondiente*. Solo con clicar en el cobro o pago quedará la conciliación hecha y el movimiento pasará a estado Conciliado. Puedes deshacer esta conciliación en cualquier momento clicando luego en el botón de «Desconciliar».

*Este listado solo te propondrá los cobros y pagos con un importe exacto al movimiento seleccionado. Puedes filtrar también los cobros y los pagos en función de su fecha o del cliente/proveedor para que sean más fáciles de localizar.

Gestfactura permite gestionar la tesorería de tu empresa vinculando cobros de clientes y pagos a proveedores a cuentas de tesorería (son cuentas bancarias, tarjetas de crédito, cuentas de Paypal o cajas).
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Te explico como subir los gastos paso a paso.

Si deseas crear un albarán como vendedor, accede al menú Facturación y elige la categoría Albaranes. En ella encontrarás el botón “Crear albarán”: púlsalo y rellena los campos requeridos con los datos correspondientes.

Para acceder a los albaranes firmados como comprador, sitúate en el menú Compras y elige la categoría Albaranes.

La factura es el documento mercantil que refleja toda la información de una operación de compraventa. Éstos son los campos básicos que debe incluir:

Para crear una factura en Gestfactura, accede al menú Facturación y sitúate en la categoría Ventas -> Facturas. En ella encontrarás el botón “Crear factura”: púlsalo y rellena los campos requeridos con los datos correspondientes.

Si deseas crear nuevas líneas de la factura, dispones de dos opciones. Entre los campos que debes rellenar al crear una factura, encontrarás el apartado Líneas, mediante el cual puedes seleccionar un producto o servicio registrado previamente en el catálogo. Para ello, extiende el campo “Cargar del catálogo”, elige entre las opciones producto o servicio, escribe el nombre de éste y será detectado automáticamente por el sistema.

Si prefieres crear una nueva línea de factura manualmente, elige la opción “No” que muestra por defecto el campo “Cargar del catálogo” y rellena los campos con los datos correspondientes.

Para crear un Gasto en Gestfactura, accede al menú Facturación y elige la categoría Compras-> Gastos del menú de la izquierda. En ella encontrarás el botón “Crear gasto”: púlsalo y rellena los campos requeridos con los datos correspondientes.

Si realizas un encargo como comprador, deberás crear el pedido desde el menú Compras. Tras elegir la categoría Pedidos, pulsa el botón “Crear pedido” y rellena los campos requeridos con los datos correspondientes.

Si actúas como vendedor y el encargo te lo hace un cliente, accede al menú Ventas y elige la categoría Pedidos. En ella encontrarás el botón “Crear pedido”: púlsalo y rellena los campos requeridos con los datos correspondientes.

Si deseas crear nuevas líneas del pedido, dispones de dos opciones. Entre los campos que debes rellenar al crear un pedido, encontrarás el apartado Líneas, mediante el cual puedes seleccionar un producto o servicio registrado previamente en el catálogo. Para ello, extiende el campo “Cargar del catálogo”, elige entre las opciones producto o servicio, escribe el nombre de éste y será detectado automáticamente por el sistema.

Si prefieres crear una nueva línea de pedido manualmente, elige la opción “No” que muestra por defecto el campo “Cargar del catálogo” y rellena los campos con los datos correspondientes.

La factura rectificativa tienen su numeración propia y es un documento que se emite para corregir una factura de venta. Tienes que emitir una factura rectificativa cuando crees una factura que tenga un error que quieras corregir. Sólo debes crear si la factura errónea pertenece a otro trimestre por el que ya has liquidado el IVA. La factura rectificativa te permitirá recuperar el IVA de la factura original.

Para crear un factura rectificativa en Gestfactura, accede al menú Ventas y abre la factura que deseas rectificar. Luego sitúate sobre Acciones y elige la opción “Generar factura rectificativa”.

Una factura proforma no es una factura real, es un documento que manifiesta el compromiso del vendedor de proporcionar los bienes o servicios especificados al comprador en unas condiciones determinadas.
Por lo tanto, las facturas proforma no forman parte de la contabilidad.

Para crear una factura proforma en Gestfactura debes ir al menú Facturación y luego dentro de Facturación pulsa el botón Crear factura. Verás que en el formulario de creación de factura aparece la primera opción Proforma.
Sólo debes elegir la opción Sí y automáticamente Gestfactura detectará la serie para facturas proforma y te propondrá el siguiete número.

Para establecer el régimen de IVA pulsa el menú de Configuración que encontrarás en la parte superior derecha del menú principal. Una vez dentro, sitúate en la pestaña General y elige la opción Datos de Empresa en el menú inferior. Luego desplázate hasta el final de la página, pulsa el botón Modificar datos, sitúate en el apartado Datos generales de facturación, extiende la opción Impuesto por defecto y elige el régimen de IVA que te corresponde.

Las series permiten distinguir entre varias líneas de facturación, pedidos y ofertas.

Para configurar una serie ve a Perfil y ajustes. Abriendo el menú de la barra lateral izquierda encontrarás la opción de Series. Una vez dentro, pulsa el botón Crear Serie y extiende la opción Tipo de Documento para seleccionar una de las opciones disponibles: albaranes, facturas, ofertas, pedidos, proforma o rectificativas.

Para configurar los bancos de tu negocio tienes que acceder a la sección Tesorería del menú principal. Dentro encontrarás la sección Cuentas de tesorería que incluye tanto bancos, tarjetas de crédito, cuentas de paypal, caja de efectivo de la empresa…

Al crear una Cuenta de tesorería te ofrecerá dos opciones: sincronización manual o sincronización automática. Estas dos opciones afectan en el momento que quieras importar los movimientos bancarios de tus cuentas.

Si escoges sincronización manual podrás importar los movimientos bancarios de tus cuentas o tarjetas mediante una importación de fichero excel.

Si escoges sincronización automática podrás introducir las claves de tu banco y solo indicando una fecha de inicio te descargará los movimientos bancarios requeridos.

Si quieres que la cuenta bancaria que estás creando aparezca en las facturas que mandas a tu cliente puedes editar la cuenta de tesorería y marcar la opción «Mostrar en documentos de venta».

Si por otro lado quieres usar una de estas cuentas de tesorería como cuenta para cobrar recibos, tienes que marcar la opción «Por defecto para remesas».

Para emitir remesas SEPA Core (Norma 19-14) o SEPA Core 1 (Norma 19-15), tanto para pago único como para pago recurrente, tienes que situarte en el listado de facturas (Facturación – Facturas) o en el listado de Vencimientos. Recuerda que para acceder al listado de Vencimientos puedes hacerlo desde el propio listado de facturas y clicando en el icono del reloj que tienes en la parte superior izquierda.

Una vez estés en el listado de facturas o de vencimientos tendrás que seleccionar en la parte izquierda del listado aquellas facturas o aquellos vencimientos que quieras incluir en la remesa. Cuando los tengas seleccionados te aparecerá una barra horizontal azul, en la parte derecha de la cual habrá un menú de tres puntitos con la opción «Generar remesa«.

Clicando en esta opción podrás escoger el tipo de remesa, la fecha y si quieres marcar como cobrados los vencimientos asociados a los recibos de la remesa que has generado.

Recuerda que para generar remesa tienes que tener una Cuenta de tesorería creada con la opción «Cuenta para generar remesa» y que el cliente de las facturas tiene que tener informado también el banco donde cobrarlas.

Sí, siempre y cuando ningún recibo de la remesa esté marcado como cobrado podrás eliminar la remesa desde el listado. Al hacerlo, aquellos vencimientos asociados a la remesa que habían pasado a estado «Remesado» pasarán a estado «Pendiente de cobro«.

¿Qué puedes cambiar en una plantilla de facturas y ofertas?

*solo para planes de pago

¿Cómo aplicar los cambios?

Para cambiar la plantilla de facturas y ofertas, pulsa el menú de Ajustes e importaciones que encontrarás en la parte superior derecha del menú principal.

Una vez dentro, clica en Facturación y elige la opción Diseño de plantillas.

En el desplegable Plantilla podrás escoger entre varios diseños.
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Selecciona el que más te guste y podrás también configurar los colores o subir tu logo.

En la pestaña Opciones podrás también configurar qué datos de los conceptos quieres que aparezcan.

Para clonar/duplicar una factura ya creada debes entrar en el detalle de la misma y pulsar el botón Acciones que encontrarás en la parte superior derecha, justo debajo del botón Volver. Se desplegará un submenú, selecciona la opción Clonar factura. A continuación aparecerá un popup en el que deberás introducir el nombre del cliente al que quieres hacer la factura. Gestfactura automáticamente creará una factura con los mismos conceptos que la original para este cliente.

Para crear una factura o un pedido desde una oferta, accede al menú Ventas y sitúate en la categoría Ofertas, desde la cual accederás al listado de ofertas disponibles. Para generar una factura, abre una oferta y pulsa el botón Generar factura que encontrarás en el apartado Facturas generadas. Para generar un pedido, repite la misma acción pulsando el botón Generar pedido que encontrarás en el apartado Pedidos generados.

Para modificar o añadir un vencimiento a una factura, abre el menú Facturación y sitúate en la categoría Facturas, desde la cual accederás a un listado de las facturas disponibles. Accede a la que deseas editar y pulsa la opción Modificar vencimientos que encontrarás en el apartado Vencimientos. Puedes modificar las fechas del vencimiento previamente creado o añadir un nuevo vencimiento a la factura.

Para facturar un albarán, accede al menú Facturación, sitúate en la categoría Albaranes y extiende el submenú Más que aparece en la esquina superior derecha. Selecciona la opción Facturar albaranes y elige la serie sobre la que deseas generar una factura.

También puedes facturar directamente el albarán accediendo al menú Facturación y situándote en la categoría Albaranes, desde la cual podrás seleccionar un albarán y facturarlo desplazándote hasta el apartado Facturas.

Puedes facturar un pedido accediendo al menú Ventas y situándote en la categoría Albaranes, desde la cual podrás seleccionar un albarán y facturarlo desplazándote hasta el apartado Facturas.

Para cambiar el estado de una oferta, accede al menú Ventas y sitúate en la categoría Ofertas, desde la cual accederás al listado de ofertas disponibles. Busca la que deseas modificar y cambia su estado mediante la opción Cambiar estado que encontrarás en la columna Estado.

Para marcar el estado de la oferta dispones de tres opciones: color verde si el pedido o la factura ya han sido generados; amarillo si la oferta sigue pendiente; rojo si se ha anulado.

Para crear una oferta, accede al menú Ventas y sitúate en la categoría Ofertas, donde encontrarás el botón “Crear oferta”: púlsalo y rellena los campos requeridos con los datos correspondientes.

Para personalizar tus cuentas contables, pulsa el menú de Ajustes e importaciones que encontrarás en la parte superior derecha del menú principal. Una vez dentro, sitúate en la pestaña Facturación y elige la opción Contabilidad que encontrarás en el submenú inferior. Personaliza tus cuentas pulsando el botón Modificar datos.

Para hacer un albarán no valorado, accede al menú Ventas, sitúate en la categoría Albaranes, localiza en el listado de albaranes el que deseas modificar, pulsa el botón Exportar a PDF y selecciona la opción “No” en el campo Valorado.

Para exportar a Excel tus facturas emitidas, accede al menú Ventas, sitúate en la categoría Facturas, extiende el submenú Más y elige la opción Exportar listado.

Para exportar a Excel tus facturas recibidas, accede al menú Compras, sitúate en la categoría Gastos, extiende el submenú Más y elige la opción Exportar listado.

Para cambiar el estado de un albarán de salida, abre el menú Ventas y sitúate en la categoría Ofertas, desde la cual accederás al listado de ofertas disponibles. En la columna Estado de la oferta que deseas modificar, pulsa el botón Cambiar estado y elige entre las opciones disponibles.

– Anulada (rojo)
– Factura generada (verde)
– Pedido generado (verde)
– Pendiente (naranja)

Para cambiar el estado de un pedido de venta, abre el menú Facturación y sitúate en la categoría Pedidos, desde la cual accederás al listado de pedidos disponibles. En la columna Estado del pedido que deseas modificar, pulsa el botón Cambiar estado y elige entre las opciones disponibles.

– Abierto (naranja): este estado permite modificar conceptos del pedido, es decir, el pedido todavía no está confirmado por parte del cliente. En este estado no se pueden generar albaranes.
– En curso (naranja): cuando se pasa de estado “Abierto” a “En curso” se hace reserva de stock de los productos que tienen inventario. En este estado no se pueden modificar ni añadir conceptos. Éste es el único estado mediante el cual se pueden generar albaranes.
– Completado (verde): el pedido se ha completado, si existen albaranes, todos deben estar entregados.
– Anulado (rojo): Se cancela el pedido, si hay productos que tienen inventario se libera la reserva del stock.

Para cambiar el estado de un albarán de salida, abre el menú Ventas y sitúate en la categoría Albaranes, desde la cual accederás al listado de albaranes disponibles. En la columna Estado del albarán que deseas modificar, pulsa el botón Cambiar estado y elige entre las opciones disponibles.

– Cancelado (rojo)
– Entregado (verde)
– No entregado (naranja)

Para cambiar el estado de una factura de venta, abre el menú Ventas y sitúate en la categoría Facturas, desde la cual accederás al listado de facturas disponibles. En la columna Estado de la factura que deseas modificar, pulsa el botón Cambiar estado y elige entre las opciones disponibles.

– Abonada (verde)
– Cobrada (verde)
– Impagada (rojo)
– Pendiente (amarillo)
– Vencida (naranja)

Para crear una Factura Periódica o automática, accede al menú izquierdo y sitúate en la categoría Facturas Periódicas, donde encontrarás el botón Crear factura periódica.

Púlsalo y rellena los campos requeridos con los datos correspondientes. Deberás introducir un Alias para identificarla, el día y el mes de inicio y la periodicidad con la que quieres crearla: mensual, bimensual, trimestral, semestral o anual. Además, puedes especificar una Categoría de ingresos para poder clasificar las facturas de venta generadas.

Si una vez hecha una factura ves que ese producto o servicio que has vendido se va a convertir en algo recurrente para el mismo cliente puedes convertir también esa factura a una factura periódica.

Para hacerlo solo tienes que clicar en el menú contextual de la factura (lo tienes en el listado de facturas o en la parte superior derecha de la misma cuando la estás editando) y clicar en la opción Convertir a factura periódica.

Se te abrirá una ventanita donde podrás escoger un nombre interno para la factura periódica y las condiciones de periodicidad que va a tener. Con eso te generaremos una factura periódica al mismo cliente, con las mismas líneas y las mismas condiciones de la factura original y te podrás olvidar de generarla manualmente.

Para crear un Gasto Periódico, accede al menú Compras y sitúate en la categoría Gastos periódicos, donde encontrarás el botón Crear gasto periódico: púlsalo y rellena los campos requeridos con los datos correspondientes. Deberás introducir un Alias para identificarlo, el día y el mes de inicio y la periodicidad con la que quieres crearlo: mensual, bimensual, trimestral, semestral o anual. Además, puedes especificar una Categoría de gastos para poder clasificar los gastos generados.

Para poder crear una factura electrónica rectificativa lo primero que tendremos que hacer es crear propiamente la factura rectificativa en Gestfactura.

Una vez tengas la factura rectificativa creada tendrás que marcar en los Campos para factura electrónica de esta factura el motivo y el método de corrección que has aplicado. Estos campos son obligatorios porque lo exige la normativa.

Una vez introducidos el motivo y el método de corrección ya podrás crear y/o enviar la factura electrónica rectificativa igual que se hace con cualquier factura normal. Eso significa que tendrás que tener subido tu certificado digital y tendrás que haber informado los datos correspondientes en la ficha del cliente.

Para exportar una factura a PDF debes ir al listado de facturas a través del menú Facturación > Facturas.

A continuación haz clic en el menú de los 3 puntos de la factura que quieres exportar:

En el menú contextual que aparece haz clic en la opción «Exportar a PDF» y te aparecerá la siguiente ventana:

Desde esta ventana puedes elegir la plantilla con el diseño que prefieras y, posteriormente, puedes descargar el PDF o directamente verlo para luego imprimirlo.