Proyectos
Grupo de artículos para que gestiones tareas, proyectos y Kanbans como un ninja
¿Qué son las fechas relativas en las tareas de un proyecto?
Cuando creas un proyecto puedes establecer una fecha prevista de inicio y/o una fecha prevista de fin del proyecto.
Si estableces alguna de estas dos fechas, cuando crees tareas de ese proyecto tendrás dos opciones para fijar la fecha de esa tarea:
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Fecha manual: podrás escoger en un calendario el día y hora de esa fecha.
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Fecha relativa: podrás escoger la fecha de la tarea como fecha relativa a la fecha de inicio del proyecto o a la fecha fin del proyecto. Por ejemplo, fijar que la tarea se tiene que hacer 2 semanas después de la fecha de inicio o 1 mes antes de la fecha fin del proyecto.
La opción de usar las fechas relativas puede ser muy útil si tus proyectos están muy calanderizados porque luego tienes la opción también de clonar proyectos. De esta manera, si el proyecto que clonas tiene una fecha inicio y/o fecha fin y usas las fechas relativas para las tareas, las fechas de las tareas obtenidas en el proyecto resultado de la clonación se calcularán también a partir de esas fechas de inicio y fin y de sus parámetros relativos en las tareas.
Alertas de proyectos
Para cada usuario se pueden activar dos alertas de proyectos que avisa a quien se indique de si ese usuario ha registrado o no los tiempos que tiene estipulados en su jornada laboral.
Para activarlas tenemos que ir al perfil del Usuario y en la pestaña «Alertas de proyectos» podemos activar tanto la alerta diaria como la alerta semanal.
Lo primero que hay que hacer cuando se activa cualquiera de estas dos alertas es introducir en el campo de texto correspondiente los emails de las personas a las que queremos que se notifique esta alerta. Si hay más de uno se tienen que introducir separados por ;
Es importante tener en cuenta que las horas hay que introducirlas en formato decimal y que 8,5 horas, por ejemplo, corresponden a 8 horas y 30 minutos.
La alerta diaria lo que hace es enviar un email a quien se indique si el Usuario en cuestión no registró el día anterior las horas que tiene estipuladas para ese día de la semana. Si la suma de los tiempos registrados el día anterior es inferior al que ha marcado para ese día se envía un email de recordatorio.
Esta alerta se envía cada día laborable a las 8 de la mañana y para las horas registradas los viernes se envía la alerta los lunes.
La alerta semanal hace lo mismo pero para toda la semana. Se envía los lunes y los martes a las 8:30 y lo que hace es revisar los tiempos de la semana anterior. Si no ha llegado a lo que tocaría para la suma de todos los días en los que ha informado las horas de su jornada laboral, se envía un email de aviso a quien se haya introducido en la alerta.
Cómo crear campos personalizados para las tareas
Si lo necesitas, puedes ampliar los campos que por defecto tienen las tareas creando tus propios campos personalizados.
Para hacerlo tienes que ir al listado de tareas, clicar en los tres puntitos de la parte superior derecha e ir a Campos personalizados de tareas. Desde allí podrás crear tantos campos extras como quieras para complementar la información que quieres tener de tus tareas.
Podrás escoger entre cinco tipos de campos personalizados: Numérico, Texto (texto corto de hasta 128 carácteres), Texto ampliado (para textos más largos de hasta 1000 carácteres), Fecha o Empresa (para vincular tus clientes o proveedores de Gestfactura).
También podrás definir una prioridad a cada campo personalizado y escoger así el orden en el que quieres que te aparezcan dentro de la tarea.
Cómo clonar un proyecto
Para clonar/duplicar un proyecto tienes que ir al listado de proyectos y clicar en los tres puntitos que aparecen en la parte derecha del proyecto original que quieres clonar.
Se desplegará un submenú, selecciona la opción Clonar proyecto y a continuación aparecerá un popup en el que deberás introducir el nombre del nuevo proyecto, el cliente al que quieres asignarlo (este campo es opcional), a quien quieres asignar las tareas existentes…
Gestfactura automáticamente creará un proyecto con los mismos listados de tareas, tareas y miembros del proyecto original. Se asignarán a los miembros las mismas tarifas y roles que tengan en el proyecto original y las nuevas tareas estarán en estado En curso.
Para qué sirve un proyecto en Gestfactura
Gestfactura te permite gestionar tus proyectos online. Mediante esta herramienta puedes facturar automáticamente horas y gastos, crear tareas y listados de tareas, definir perfiles profesionales con precios/horas distintos, imputar tiempos y gastos, subir documentos relacionados, etc.
Cómo crear un proyecto
Para crear un proyecto en Gestfactura, accede al menú Proyectos y elige la categoría Proyectos. En ella encontrarás el botón “Crear proyecto”: púlsalo y rellena los campos requeridos con los datos correspondientes
Qué es una tarea en Gestfactura y cómo la creo
Las tareas son las acciones que componen un proyecto. Por ejemplo, el proyecto Diseño de web puede desglosarse en las tareas 1) Compra de un dominio, 2) Diseño de página y 3) Redacción de contenidos. Una vez creadas, podrás imputar a estas tareas tiempos y gastos para llevar un control económico y temporal de la evolución del proyecto.
Para crear una tarea de proyecto debes registrar antes un proyecto. Una vez creado el proyecto, selecciónalo accediendo al menú Proyectos y sitúate en la pestaña Tareas del menú inferior. Allí encontrarás el botón Crear tarea; púlsalo y rellena los campos requeridos asignando al proyecto un listado de tareas, un nombre y una descripción para la tarea en cuestión, un responsable, un estado, una franja de tiempo y el número de horas estimadas.
Para qué sirven los listados de tareas
Al asociar tareas a un proyecto, éstas pueden agruparse en listados de tareas. Por ejemplo, para el proyecto REFORMA podemos crear los listados FASE 1 (con las tareas 1.1 y 1.2) y FASE 2 (con las tareas 2.1, 2.2 y 2.3).
Para crear un nuevo listado de tareas, accede al menú Proyectos, abre el proyecto al cual deseas asociar el listado, sitúate en la pestaña Tareas que encontrarás en el submenú (bajo el nombre del proyecto), pulsa el botón Más y selecciona la opción Crear listado de tareas. Posteriormente, al crear una tarea podrás asociarla a uno de los listados disponibles.
Para acceder a tus tareas, organizadas según los listados a las que van asociadas, sitúate en la pestaña Tareas que encontrarás en el menú Proyectos.
Imputar tiempo a una tarea
Para imputar tiempo a una tarea previamente creada, abre el menú Proyectos y sitúate en la categoría Tareas, desde la cual accederás al listado de tareas disponibles. Busca la que deseas modificar y pulsa la opción “Registrar tiempo”, mediante la cual podrás determinar el total de horas dedicadas a la tarea y el número de horas facturables.
Cómo puedo ver las tareas de todos los proyectos
Para acceder al listado de tareas de todos los proyectos, debes ir la opción Proyectos del menú principal y luego pinchas en la opción Tareas del menú de la izquierda.
Una vez aquí debes asegurate de que estás en la vista listado y no en la vista Kanban. En el menú de la derechas encontrarás la opción Todas las tareas.
Qué es una tarifa y cómo la creo
Gestfactura permite crear una tarifa para cada usuario o miembro de un proyecto, mediante la cual se le asigna un precio de coste por hora (20€) y un precio de venta por hora (50€).
Para crear una tarifa, accede al menú Proyectos y en el menú desplegable de los 3 puntos de la derecha lo encontrarás. Una vez dentro, pulsa el botón Crear tarifa y rellena los campos requeridos.
Qué es un miembro de un proyecto
Un miembro de proyecto es un usuario partícipe de un determinado proyecto al que se le asigna un rol (miembro, responsable de revisión, de contrato o de proyecto) y un perfil.
Para crear un miembro de proyecto, accede al menú Proyectos y sitúate en la categoría Proyectos. Una vez dentro, pulsa el botón Crear proyecto y extiende el apartado Gestionar miembros del proyecto. Para registrar un miembro de proyecto, selecciona un usuario y asígnale un rol y un perfil.
Qué es un tipo de gasto y cómo lo creo
Gestfactura permite registrar los diferentes gastos en función de su nombre, la descripción y el documento mercantil en el que quedan reflejados: tiquet o factura de compra. Ejemplos de gastos son el alquiler de sala, las nóminas, el kilometraje o el mantenimiento.
Para crear un gasto, accede al menú Proyectos y sitúate en la categoría Tipo de gasto. Allí encontrarás el botón Crear tipo de gasto; púlsalo y rellena los campos requeridos con los datos correspondientes.
Cómo añadir un gasto a un proyecto
Para añadir un gasto en Gestfactura, accede al menú Proyectos y elige la categoría Proyectos. En ella encontrarás, junto a la opción “Crear proyecto”, el submenú “Más”: extiéndelo y pulsa el botón “Crear gasto”. Al rellenar los campos requeridos, deberás seleccionar el proyecto al que deseas asociar el gasto.
También puedes añadir un gasto accediendo directamente a tus proyectos desde la categoría Tareas, que encontrarás en el menú Proyectos.
Cómo puedo ver las horas dedicadas a un proyecto
Para ver la horas dedicadas a un proyecto, accede al menú Proyectos y sitúate en la categoría Proyectos del menú de la izquierda, desde la cual accederás al listado de proyectos disponibles. Accede al que deseas revisar clicando en su nombre y desde la ficha de proyeto verás un resumen de las horas dedicadas.
Facturar las horas de un proyecto
Para facturar las horas de un proyecto, accede al menú Proyectos y sitúate en la categoría Proyectos, desde la cual accederás al listado de proyectos disponibles. Accede al que deseas modificar y sitúate en la categoría Facturas en el submenú que aparecerá bajo su nombre. Pulsa el botón “Crear factura” y selecciona, en el apartado Datos de la factura, la opción “Horas del proyecto”.
Posteriormente podrás acceder al listado de facturas mediante la categoría Facturas que encontrarás en el menú Ventas.
Exportar los gastos de un proyecto
Para exportar los gastos de un proyecto, accede al menú Proyectos, sitúate en la categoría Proyectos, extiende el submenú Más y selecciona la opción Exportar gastos. Elige el proyecto cuyos gastos deseas exportar mediante la fecha, el miembro y el nombre que lleva asociados; luego pulsa el botón “Exportar listado” y descargarás un documento Excel con los datos correspondientes.