Comercial

Si quieres reprogramar o reasignar varias actividades comerciales a la vez puedes hacerlo seleccionado las actividades correspondientes con la casilla de verificación que hay a la izquierda del listado de actividades.

Una vez seleccionadas te aparecerá una barra azul en la parte superior del listado. A la derecha de esta barra azul hay un menú al que puedes acceder clicando en los tres puntos. Una de las opciones de este menú es el de Modificar actividades.

Clicando en esta opción te abrirá una ventanita donde puedes escoger la fecha y hora, el usuario asignado y el color de la actividad. Al guardar, todas las actividades seleccionadas se actualizarán con los datos que hayas escogido.

Si quieres crear más de una actividad comercial a la vez puedes hacerlo seleccionando las Empresas, los Contactos o las Oportunidades a las que quieres que queden vinculadas.

Una vez seleccionados te aparecerá una barra azul en la parte superior del listado. A la derecha de esta barra azul hay un menú al que puedes acceder clicando en los tres puntos. Una de las opciones de este menú es el de Crear actividades.

Solo tendrás que rellenar los datos de la actividad y se crearán tantas actividades como Empresas, Contactos o Oportunidades hayas seleccionado y quedará automáticamente vinculado a ellos.

El calendario muestra las actividades comerciales pendientes. Es decir, aquellas actividades comerciales que están aún por completar.

Para acceder al calendario de Gestfactura, clica la opción Calendario ubicado debajo de Favoritos del menu de la izquierda. 

El calendario de Gestfacura se puede sincronizar con tu Google Calendar. Todas las actividades y tareas de Gestfactura que aún no estén marcadas como completadas las tendrás en tu Google Calendar. Consulta este enlace.

Privada lo es aquella oportunidad a la que sólo tienen acceso el propietario (persona que la crea) y los usuarios administradores.

Para crear una oportunidad privada, accede al menú CRM y sitúate en la categoría Oportunidades. Allí encontrarás el botón “Crear oportunidad”: púlsalo y rellena los campos requeridos con los datos correspondientes. En el sexto campo, marca la casilla “Privada”.

Gestfactura te permite acceder fácilmente a todas las oportunidades asociadas a una misma fase de oportunidad. Ésta indica la fase de maduración de las oportunidades de negocio, desde el primer contacto comercial hasta que se cierra o pierde la venta.

Dispones de 7 fases: perdida (0%), hibernando (10%), inicio (25%), presentación (35%), ofertada (50%), valoración (75%), ganada (100%).

Al crear una oportunidad (CRM > Oportunidades > Crear oportunidad) puedes seleccionar la fase que corresponda extendiendo el campo “Fase”, en el subapartado Estado y previsión de la oportunidad.

Gestfactura permite exportar los contactos a Excel, aplicación a partir de la cual pueden importarse los datos a sistemas como MailChimp y Acumbamail.

Para exportar tus contactos a Excel, accede al menú Cuentas y sitúate en la categoría Contactos. Allí encontrarás, junto al botón “Crear contacto”, el submenú Más: extiéndelo y elige la opción “Exportar contactos”. Tras rellenar los campos requeridos con los datos correspondientes, pulsa el botón “Exportar contactos” y descargarás automáticamente un documento Excel con los datos tus contactos.

Actualmente el equipo de Gestfactura está trabajando para posibilitar una mayor integración con estas aplicaciones y hacer el proceso más automático.

Las campañas sirven para clasificar las oportunidades de negocio que generas. Por ejemplo, si realizas una campaña de telemarketing telefónico el primer trimestre del año, puedes crear una campaña llamada Telemarketing 1T. A medida que se generar oportunidades las vas asociando a la campaña creada y así puedes medir el éxito de la misma. Recuerda que a través del Dashboard de Gestfactura puedes ver gráficos que te muestran información en tiempo real relacionada con tus acciones comerciales.

Para crear una campaña en Gestfactura debes ir a la opción CRM del menú principal y luego pulsar en la opción Campañas del menú secundario. Finalmente, pulsa en el botón Crear campaña.

Las oportunidades van asociadas a una cuenta y a una determinada fuente. Opcionalmente, pueden conectarse a una campaña y a un producto o servicio. Su estado depende de la fase en la que se encuentren (hibernando, ofertada, ganada, etc.); su previsión, de las fechas de alta y de cierre.

Para crear una oportunidad, accede al menú CRM y sitúate en la categoría Oportunidades. Allí encontrarás el botón “Crear oportunidad”: púlsalo y rellena los campos requeridos con los datos correspondientes.

La sigla CRM (Customer Relationship Management) designa el software que da apoyo a la gestión de las relaciones de una empresa con sus clientes, a la venta y al marketing.

Gestfactura pone a tu servicio un CRM online con el que puedes compartir agendas, asignar tareas a otros usuarios, programar alertas y recordatorios automáticos, exportar datos para campañas de marketing, gestionar el ciclo de ventas completo, etc.

Puedes acceder a él desde el menú CRM, en el que encontrarás los submenús Oportunidades, Calendario y Campañas.

Las oportunidades que hemos creado llevan asociadas actividades que, si no hemos realizado, aparecen ordenadas en el Calendario en forma de tareas pendientes.

El Calendario es una herramienta que permite acceder al registro de tareas pendientes según el usuario al que van asociadas. Para acceder a él, basta abrir el menú CRM y situarte en la categoría Calendario.

Para crear una actividad de una oportunidad, accede al menú CRM y sitúate en la categoría Oportunidades, desde la cual accederás al listado de oportunidades disponibles. Selecciona una oportunidad y sitúate sobre la categoría Actividades que encontrarás en el submenú bajo el nombre de la oportunidad. Pulsa el botón “Crear tarea” y rellena los campos requeridos con los datos correspondientes (entre los cuales deberá figurar el usuario al que se asigna la tarea y el tipo de actividad).

Los embudos permiten personalizar las etapas o fases de tu proceso comercial. Cada fase debe representar un hito en el progreso de tu proceso comercial de venta de un producto o servicio.
Es importante que las fases de tus embudos se ajusten a la realidad comercial de tu negocio. De esta manera tu equipo de ventas se adaptará fácilmente al CRM de Gestfactura.

Por ejemplo: Primer contacto, luego primera reunión y finalmente presentación de oferta.

Debes establecer también un % de éxito estimado de cada fase, de esta forma Gestfactura podrá hacer estimaciones del valor económico de tus oportunidades de venta.

En Gestfactura siempre vas a tener como mínimo un embudo (“Embudo Gestfactura”) creado por nosotros y que consta de siete fases pero puedes crearte tantos embudos como quieras y crearle también las fases en función de tu proceso comercial. Para cada fase que crees le podrás asignar un nombre, una probabilidad de éxito y un color.

Tienes que tener en cuenta que un embudo tendrá como máximo siete fases y que al crearlo se te crearán automáticamente dos fases: Perdida y Ganada con el 0% y el 100% respectivamente.

Una vez creados los embudos podrás asignarlos a tus campañas y oportunidades. Cuando crees una oportunidad y la asignes a una campaña que está vinculada a un embudo, esta oportunidad quedará automáticamente también vinculada al mismo embudo de la campaña.

Puedes visualizar también claramente las oportunidades en función del embudo mediante la “vista funnel”. Puedes acceder a ella mediante el icono que hay en la parte superior derecha del listado de oportunidades.