Empresas y contactos
Grupo de preguntas para gestionar empresas y contactos
Cómo añadir o quitar etiquetas a varias Empresas o Contactos a la vez
Si usas las etiquetas de Empresas o Contactos y quieres añadir o eliminar una etiqueta a varias Empresas o Contactos a la vez puedes hacerlo seleccionando las Empresas o Contactos con la casilla de verificación que hay en la parte izquierda de su correspondiente listado.
Una vez seleccionados te aparecerá una barra azul en la parte superior del listado. A la derecha de esta barra azul hay un menú al que puedes acceder clicando en los tres puntos. Unas de las opciones de este menú son las de Añadir etiquetas o Quitar etiquetas.
Clicando en la opción correspondiente según la acción que quieres realizar te abrirá una ventanita donde puedes introducir todas las etiquetas que quieres añadir o eliminar de tus Empresas o Contactos seleccionados.
En el caso de estar añadiendo etiquetas, si introduces el nombre de una que aún no tenías creada, el sistema la creará y quedará vinculada a la Empresa o Contacto seleccionado.
Qué es una empresa y cómo la creo
La opción de empresa te permite crear una relación con un tercero, ya sea éste un cliente, acreedor, proveedor, partner, representante, medio o competidor. La cuenta incluye los datos de facturación, la información de contacto, el tipo de empresa y las condiciones.
Para crear una cuenta, accede al menú Empresas del menú de la izquierda. Allí encontrarás el botón “Crear empresa”: púlsalo y rellena los campos requeridos con los datos correspondientes.
Crear un contacto
Para crear un contacto, accede al menú Cuentas, sitúate en la categoría Contactos, pulsa la opción Crear contacto y rellena los campos requeridos con los datos correspondientes.
Subir foto de un contacto
Para subir una foto de un contacto, accede al menú Cuentas y sitúate en la categoría Contactos. Del listado de contactos, elige el que deseas modificar, pulsa la opción de imagen (simbolizada con un retrato) y sube una foto para el contacto (con un tamaño máximo de 2 MB).
Marcar un contacto que no quiere recibir más emails
Para dejar de enviar emails de forma automática a un contacto que no desea recibirlos, accede al menú Cuentas y sitúate en la categoría Contactos. Del listado de contactos, elige el que deseas modificar y pulsa el botón Editar (simbolizado con una hoja y lápiz). Luego pulsa el botón Modificar datos (lápiz) y edita el apartado Datos personales desactivando la opción “El contacto quiere recibir newsleters”.
Cómo exporto mis empresas y contactos
Para exportar tus contactos, accede al menú Empresas y sitúate en la categoría Contactos. Allí encontrarás, junto al botón “Crear contacto”, el submenú Más: extiéndelo y elige la opción “Exportar contactos”. Tras rellenar los campos requeridos con los datos correspondientes, pulsa el botón “Exportar contactos” y descargarás automáticamente un documento Excel con los datos de tus contactos.
Si lo que deseas exportar son tu empresas, accede al menú Empresas, sitúate en la categoría Empresas, extiende el submenú Más y elige la opción “Exportar empresas”.
Cómo añado un dirección postal a una empresa
Puedes añadir una dirección postal a una cuenta en el momento de crearla. Para ello, accede al menú Empresas, sitúate en la categoría Empresasy pulsa el botón “Crear empresa”. Al rellenar los campos requeridos deberás incluir, en el apartado Datos de facturación, los datos correspondientes a Dirección y CP (código postal).
También puedes añadir una dirección postal a una empresa ya creada. Para ello, accede a la cuenta que deseas modificar a través de la categoría Empresas y añade los datos correspondientes a Dirección y CP.
Para que sirve la actividad sobre una empresa
La actividad supone una modificación de la empresa o el registro de una tarea realizada sobre esa misma empresa. Por ejemplo, una llamada a un proveedor o una reunión con un cliente potencial.
Cada actividad registra la información relativa al contacto, fecha, duración, usuario que la realiza, tipo de actividad, motivo, resultado, prioridad y cierre de la tarea en cuestión.
Para acceder al registro de actividades realizadas sobre las cuentas, extiende el menú Empresas, elige la categoría Empresas y sitúate en la opción Actividades. Allí encontrarás un listado de actividades ordenadas cronológicamente. Para ver los detalles, haz clic en el concepto que aparece en azul (por ejemplo, llamada o nuevo documento).
Puedes exportar tus actividades a un documento Excel mediante la opción “Exportar actividades” que encontrarás al extender el submenú Más, en la categoría Empresas.