Configuración inicial
Grupo de artículos para dar el primer paso con Gestfactura
¿Puedo gestionar varios negocios a la vez?
Sí, con una misma cuenta de email puedes gestionar tantos negocios como quieras y podrás saltar fácilmente de uno al otro aunque nunca compartirán datos entre ellos.
Para crear y vincular tus nuevos negocios a una cuenta existente de Gestfactura tienes que ir a la opción del menú Datos de mi negocio que encontrarás clicando en tu foto o iniciales arriba a la derecha.
Se te abrirá una ventanita con los datos de tu negocio actual y una pestaña donde podrás crear uno de nuevo que quedará vinculado también a tu usuario.
Una vez creado el nuevo negocio, cada vez que inicies sesión encontrarás un desplegable en la parte izquierda del menú superior que te permitirá saltar de un negocio al otro.
Aunque todos los negocios estén vinculados a la misma cuenta (mismo email de acceso), cada negocio funcionará individualmente. No se compartirán datos entre ellos, podrás invitar o no a varios usuarios a cada negocio por separado y será obligatorio que todos ellos tengan un plan de pago contratado.
Contraseña de aplicación en Gmail
Gmail ha creado un sistema de contraseñas para las distintas aplicaciones a las que quieras conectar tu Gmail.
Este sistema consiste en que cada aplicación a la que quieras conectar tu cuenta de Google le tendrás que generar una contraseña distinta.
Para ello, tenemos que ir a la configuración de la cuenta de Google.
> Una vez allí, iremos a seguridad.
> Dentro de seguridad, en la parte inicio de sesión de de Google, tendremos que activar la verificación en dos pasos.
> Finalmente, en contraseñas de aplicación tendremos que crear una contraseña de aplicación para Gestfactura, que será la contraseña que pondremos en Gestfactura en la parte de configuración de buzones de correo.
Cómo invitar a nuevos usuarios
Para invitar a nuevos usuarios tienes que ir al menú Usuarios que encontrarás clicando en tu foto o iniciales que hay en la parte superior derecha.
Tendrás que introducir el email, el nombre completo y el rol de la persona a la que estás invitando y ésta recibirá un email con un enlace para aceptar la invitación. Este enlace será válido durante 15 días. Si pasados estos días no se ha aceptado podrás enviarle otra invitación.
Cómo generar una api key de Gestfactura
Una api key es un código identificador que te sirve como método de autenticación para poder integrar Gestfactura con otras herramientas o aplicaciones.
Para generar tu api key, tienes que acceder con un usuario administrador al menú superior derecho Perfil y ajustes y luego clicar en Integraciones.
La primera opción que te aparecerá es API Key y clicando en ella tendrás la opción de crearla mediante un nombre y una contraseña.
El código que te genera es único para tu empresa y te será requerido para usar nuestra API:
Sincronizar Google Calendar y Gestfactura
Si quieres tener unificados todos tus calendarios y tener también allí tus tareas y/o actividades comerciales de Gestfacura puedes sincronizar nuestro calendario con alguno de tus calendarios de tu Google Calendar.
Para hacerlo tienes que seguir estos pasos:
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En el menú de Configuración clicar en la opción Integraciones y de todas las que aparecen escoger la de Google. Aquí tendrás que aceptar los permisos para que Gestfacura tenga acceso a tus calendarios de Google.
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En el menú de la izquierda clicar en Calendario y luego en el botón gris Google Calendar Sync de la parte superior derecha. Aquí podrás escoger qué tipo de actividades comerciales quieres sincronizar, en qué formato y a qué calendario. Al terminar clicamos en Guardar datos para terminar la sincronización.
Con esto, todas aquellas actividades comerciales y/o tareas que tengan una fecha posterior a la actual y que no estén marcadas como realizadas pasarán a estar sincronizadas con tu Google Calendar. También es importante mencionar que la sincronización siempre es unidireccional desde Gestfactura hacia Google Calendar.
Cómo personalizar mi firma de correo
Puedes personalizar la firma de los emails enviados desde Gestfactura creando tus propias firmas de correo. Tienes que acceder a Perfil y ajustes > Configuración email > Firmas de correo y crear tantas como quieras.
Podrás escoger si la firma es solo para ti o compartida con todo tu equipo y también asignar una firma a tus emails predefinidos.
Cuando vayas a enviar el email, Gestfactura te propondrá como firma la que hayas escogido por defecto o la que esté asignada a tu email predefinido pero también podrás cambiarla en ese momento, escogiendo la que te interese.
Cómo puedo consultar dudas o abrir una incidencia
Puedes resolver tus dudas mediante los artículos del Portal de Ayuda en el que te encuentras. Puedes acceder a él desde la aplicación de Gestfactura, pulsando el icono de Ayuda (interrogante) que encontrarás en la parte superior derecha del menú principal. Si tienes alguna propuesta de mejora y deseas compartirla con nosotros, dirígete al apartado Sugerencias.
Gestfacura cuenta además con un servicio de atención personalizada. En la esquina inferior derecha de la aplicación encontrarás una ventana emergente (interrogante): púlsala y abrirás un chat online mediante el cual podrás resolver tus dudas a tiempo real. O si lo prefieres, ponte en contacto con el equipo de soporte técnico llamando al +34 902 732 378.
Cómo modifico mis datos personales
Para modificar tus datos personales, accede a tu Perfil pulsando al icono en forma de busto que encontrarás en la parte superior derecha del menú principal. Pulsa la opción Modificar datos para cambiar el nombre, apellidos, teléfono, cargo, departamento, idioma o preferencias al iniciar sesión.
Qué roles de usuario existen
La herramienta de Gestfacura permite asignar 6 roles diferentes a los usuarios. Esto es lo que puede hacer cada uno de ellos:
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Administrador: Acceso a toda la herramienta
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Administrativo: Acceso a toda la herramienta a excepción de Configuración. No puede borrar.
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Comercial: Sólo puede acceder al CRM, hacer ofertas y pedidos. No puede acceder a las facturas.
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Director comercial: Tiene los mismos poderes que un Comercial + acceso a las oportunidades señaladas como Privadas.
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Gestor de proyectos: Sólo puede acceder a Proyectos
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Gestor: Puedes asignar este rol a tu gestor o asesor para que importe gratuitamente las compras y ventas
Para asignar un rol de usuario pulsa el menú de Configuración que encontrarás en la parte superior derecha del menú principal. Una vez dentro, sitúate en la pestaña Usuarios, pulsa el botón Crear Usuario, extiende la opción Rol y selecciona una de las opciones disponibles.
Cómo creo un nuevo usuario
Para crear un nuevo usuario pulsa el icono de Configuración que encontrarás en la parte superior derecha del menú principal. Una vez dentro, sitúate en la pestaña Usuarios, pulsa el botón Crear Usuario y rellena los campos requeridos.
Dar acceso a mi gestor fiscal o contable
Tu gestor fiscal o tu contable externo pueden acceder a Gestfactura de forma gratuita. Para darle acceso sólo tienes que crearle un usuario e invitarle con el rol “Gestor”.
Recuerda que para invitarle tienes que ir al menú Usuarios que hay arriba a la derecha. Luego tendrás que clicar en Invitar usuario donde te pedirá un email y un nombre. Con esto enviaremos un email a la dirección que nos indiques y el gestor solo tendrá que clicar en el enlace que recibirá en ese email para poder introducir su contraseña y acceder a la aplicación.
Cómo configuro los datos de mi empresa
Para configurar los datos de tu empresa pulsa el menú de Configuración que encontrarás en la parte superior derecha del menú principal. Una vez dentro, sitúate en la pestaña General y elige la opción Datos de Empresa en el menú inferior. Desplázate hasta el final de la página, pulsa el botón Modificar datos y rellena los campos requeridos con tu información fiscal, los parámetros de facturación y una imagen con el logo de la empresa para personalizar tus facturas.
Cómo subo el logo para mis ofertas y facturas
Para subir el logo de tu empresa, pulsa el menú de Configuración que encontrarás en la parte superior derecha del menú principal. Una vez dentro, sitúate en la pestaña General, elige la opción Datos de empresa en el menú inferior y sube una imagen con tu logo para personalizar tus facturas.
Cómo contrato Gestfactura
Si has iniciado un periodo de prueba, puedes contratar un plan de Gestfactura mediante la opción Contratar ahora que aparece encima del menú superior azul junto al número de días restantes para finalizar el periodo de prueba.
O si lo prefieres, puedes contratar un plan enviando un e-mail a ventas@gestfactura.com.
Cómo cambio mi contraseña de acceso
Para cambiar tu contraseña, accede a tu Mi Perfil clicando el icono de tu avatar ubicado en la parte superior derecha del menú principal azul.
Posteriormente, clica el botón negro Cambiar contraseña que encontrarás al final de la página y escribe tu nueva contraseña.
Cómo subo la foto de mi perfil
Para subir una foto de perfil, accede a tu Perfil pulsando al icono en forma de busto que encontrarás en la parte superior derecha del menú principal. Has clic sobre el recuadro que aparece en el apartado Datos personales y sube una imagen de tamaño igual o inferior a 2 MB.
Idiomas de Gestfactura y cómo los puedo cambiar
Gestfactura está disponible en tres idiomas: castellano, catalán e inglés.
Para cambiar el idioma, accede a tu Perfil pulsando al icono en forma de busto que encontrarás en la parte superior derecha del menú principal. Una vez dentro, desplázate hasta el final de la página y pulsa el botón Modificar datos. En el apartado Datos personales verás la opción Idioma: extiéndela y selecciona el idioma que desees.
Cómo configuro mi correo electrónico
Puedes enviar los emails directamente desde Gestfactura con una configuración previa que te va a ocupar unos 7 min.
Aquí te explicamos cómo Configurar tu cuenta de correo.
En la parte superior derecha del menú principal, pulsa en tu icono para desplegar el menú de Configuración, luego en haz clic en Ajustes e importaciones y pulsa Configuración email.
Elige la opción Buzones de Correo (dentro del menú inferior). Cuando se cargará la pagina, pulsa el botón azul Crear buzón.
Ahora hay que rellenar los campos requeridos con la información de tu servidor de correo. Los campos obligatorios son:
-
Servidor: proveedor del servicio de correo (ejemplo: smtp.dominio.com)
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Puerto: dígito numérico que indica el puerto del servidor de correo por donde se envía el email (ejemplo: 25, 587, 465)
-
Protocolo de cifrado: TTLS o SSL
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Servidor IMAP: proveedor del servicio de correo para recibir los emails (ejemplo: imap.dominio.com)
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Nombre del remitente: nombre del emisor tal y como quieres que lo vea el receptor del email (ejemplo: Lara de Acme)
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Correo electrónico: email del usuario de este servicio de correo (ejemplo: usuario@gestfactura.com)
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Contraseña: la contraseña del email mencionado antes
A continuación explicamos las configuraciones para Gmail, iCloud y Outlook.
Configuración de correo con Gmail
El primer paso y fundamental es, en el mismo navegador en el que tienes abierta tu sesión de Gestfactura, abrir Gmail con la cuenta que quieres usar.
Para configurar el servidor de correo de Gmail haz el login en el mismo navegador que estas usando ahora mismo y rellena la información necesaria con los datos de abajo:
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Servidor: smtp.gmail.com
-
Puerto: 587
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Protocolo de cifrado: TTLS
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Servidor IMAP: imap.gmail.com
o
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Servidor: smtp.gmail.com
-
Puerto: 465
-
Protocolo de cifrado: SSL
-
Servidor IMAP: imap.gmail.com
(!) Muy importante: en el apartado contraseña no tienes que poner tu contraseña habitual. Como medida de seguridad Gmail ha creado un sistema de contraseñas paralelo que permite crear contraseñas nuevas para tu cuenta y que solo podrás usar en una aplicación concreta, en este caso Gestfacutra.
Consulta la sección «Contraseña de aplicación» en esta misma página.
Una vez hecho tendrás que poner la nueva contraseña creada en la configuración de Gestfactura para finalizar el proceso.
Configuración de correo de iCloud
Para configurar el servidor de correo de iCloud rellena la información necesaria con los datos de abajo:
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Servidor: smtp.mail.me.com
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Puerto: 587
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Protocolo de cifrado: TTLS
-
Servidor IMAP: imap.mail.me.com
Para más información haz clic en este enlace de soporte de iCloud.
Configuración de correo de Outlook/Hotmail
Para configurar el servidor de correo de Outlook (incluyendo Hotmail) rellena la información necesaria con los datos de abajo:
-
Servidor: smtp-mail.outlook.com
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Puerto: 587
-
Protocolo de cifrado: TTLS
-
Servidor IMAP: imap-mail.outlook.com
Para más información haz clic en este enlace de soporte de Microsoft.
Sincronizar Google y Gestfactura
Para vincular tu cuenta de Gmail on Gestfactura, accede a tu Perfil y ajustes del menú superior derecho donde aparece tu foto. Luego ve al apartado Cuentas redes sociales y pulsa la opción Conectar con Google.